A gestão de processos é uma prática de gerenciamento na qual a empresa organiza a sua demanda de trabalho, garantindo uma operação padronizada e de alto desempenho.
Em um mundo cada vez mais competitivo, adotar boas práticas na gestão de processos é essencial para administrar todas as etapas da cadeia produtiva. Dessa forma, pontos de melhoria podem ser encontrados e desenvolvidos.
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O que é gestão de processos?
A gestão de processos em uma empresa também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos.
É um conjunto de práticas que analisam e monitoram o fluxo de trabalho dentro de uma organização, por meio de uma visão sistêmica e com o intuito de atingir os objetivos organizacionais.
O objetivo da gestão de processos é otimizar os resultados de uma empresa, eliminando etapas desnecessárias e definindo, medindo, monitorando e melhorando etapas que são importantes.
Por meio da gestão de processos, faz-se uma avaliação de quão eficaz são as atividades em cada etapa do fluxo de trabalho até chegar ao produto final.
Assim é possível ter um olhar clínico para identificar gargalos, tratar desvios, eliminar a burocracia e ser mais assertivo na tomadas de decisões.
Qual a importância de fazer uma gestão de processos?
Entender sobre este tema é ter um conhecimento valioso para aumentar o lucro e diminuir os desperdícios, garantindo desta forma uma entrega de produto ou serviço de qualidade.
Ter processos bem definidos e organizados é o segredo para aproveitar ao máximo os recursos da organização e, consequentemente, aumentar produtividade, melhorando resultados.
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Quais são os benefícios da Gestão de Processos?
A gestão de processos organizacionais vai identificar, documentar, monitorar e controlar os processos de negócio, garantindo o alinhamento com as estratégias.
Como consequência, é possível melhorar os processos de forma constante e elevar o nível de desempenho e os resultados.
Alguns dos principais benefícios são:
- Otimização do planejamento de atividades;
- Racionalização no uso de recursos;
- Flexibilidade e agilidade para ajustes nos processos;
- Melhora dos controles de processos, evitando erros e retrabalhos;
- Redução de custos;
- Diminuição dos fluxos e ciclos de processos.
Como aplicar na prática a Gestão de Processos?
Existem diversas formas de aplicar a gestão de processos. Para deixar o nosso artigo mais prático, irei sugerir uma estrutura simples e prática, mas que fará a diferença na sua gestão.
1.Conhecimento e Planejamento
É preciso conhecer bem a empresa, suas demandas e realizar um planejamento das atividades.
O primeiro passo é conhecer os processos. Identifique qual nível de maturidade da sua empresa e quais são as práticas que estão em vigor atualmente.
Feito isso, é preciso planejar e organizar como será o novo processo e qual a relação com a estratégia da empresa.
Ou seja, quais seus objetivos, atividades e como gera valor?
2. Análise e transformação
Neste ponto a sua equipe deve modelar os novos processos ou promover a melhoria nos processos já existentes.
Sua equipe deve fazer o desenho dos fluxos de trabalho, conversar com os colaboradores e então realizar uma simulação para testar as novas rotinas.
Dessa forma é possível validar se o planejado funciona na prática e identificar como os colaboradores se adaptam às novas atividades, o que é de extrema importância no dia a dia operacional.
3. Monitoramento e melhorias
Agora sua equipe precisa monitorar os novos processos e identificar se eles estão atingindo os resultados esperados.
Se o desempenho estiver baixo, é interessante que a empresa consiga identificar os problemas o quanto antes. Recomendado que a sua empresa utilize indicadores de desempenho para medir o resultado.
Por fim, com problemas e oportunidades de melhoria identificados, a sua equipe pode trabalhar em ciclos de melhoria contínua para garantir que os processos sigam melhorando cada vez mais.
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