8 dicas e 6 ferramentas para um bom gerenciamento de equipe

Um mau gerenciamento de equipe pode ser identificado por fatores como baixa produtividade e falta de motivação do time, porque ao ser executado da forma correta é comum que traga resultados como agilidade de processos e alcance de metas. 

Neste artigo você descobre como garantir um gerenciamento de equipe eficiente, através da liderança estratégica, da gestão de pessoas e do uso de ferramentas que são aliadas ao acompanhamento de desempenho. Confira: 

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O que é gerenciamento de equipe 

O gerenciamento de equipe é uma atividade que tem como objetivo principal otimizar resultados e alcançar metas estipuladas pela organização, através da gestão de pessoas, da alocação de recursos, e do desenvolvimento de ações necessárias para o desenvolvimento dos colaboradores nas organizações.

Uma gestão de equipes demanda planejamento estratégico, delegação de tarefas, gerenciamento de conflitos e liderança constante, através de atividades como: administração dos fluxos de trabalho, acompanhamento de entregas, motivação dos colaboradores e realização de feedbacks. 

Assim, o gerente será o responsável por orientar a equipe visando o resultado final desejado pela empresa, e no meio do caminho, desenvolver os colaboradores, usando para isso as ferramentas e os recursos certos. 

O gerenciamento de equipe é importante porque:

• Melhora indicadores;
• Diminui a incidência de conflitos;
• Engaja e motiva a equipe; 
• Retém talentos importantes para a empresa. 

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Como gerenciar uma equipe de trabalho

Existem diferentes tipos de equipe a serem gerenciadas e para cada uma existem boas práticas e dicas específicas. Separamos algumas delas para você otimizar seu gerenciamento: 

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Gerenciamento de equipes externas

Um dos principais obstáculos de um gerenciamento de equipes externas é a comprovação da execução do trabalho de campo. Como comprovar não só a realização do serviço, como a qualidade do trabalho?

Outro desafio da gestão é a padronização, porque o preenchimento de relatórios, quando realizado em papel, sem modelos a serem seguidos, tende a criar ruídos e abrir espaço para falhas, como o não preenchimento de informações importantes ao processo. 

Sem falar no planejamento. Nenhum gerenciamento de equipe é eficiente se não está ancorado em um bom planejamento. No caso de equipes externas ele é ainda mais importante porque estabelece o cronograma de visitas, ajuda na realização de planos de ação e contribui para a previsão de duração de cada atividade. 

Em todos esses casos uma boa solução é adotar um sistema digital de gerenciamento de equipes externas que ajudará com a comprovação do serviço através de ordens de serviço, checklists e relatórios digitais, personalizados e padronizados, envio de pesquisa de satisfação aos clientes e criação de atividades com hora e data marcada para as visitas. 

Além de investir em tecnologia, para executar um bom gerenciamento de equipe você precisará:

• Incentivar a pontualidade;
• Criar indicadores de desempenho e tempo;
• Sugerir melhorias através de metodologias como ciclo PDCA, SIPOC e 5W2H;
• Oferecer espaços de desenvolvimento para a equipe;
• Padronizar processos; 
• Realizar acompanhamento da jornada de trabalho e do deslocamento;
• Atualizar os colaboradores através de cursos e treinamentos. 

Gerenciamento de manutenção de equipamentos

O gerenciamento de manutenção de equipamentos começa com o controle dos custos de manutenção, unindo a eficiência das produções à redução de despesas. Para isso é fundamental a criação de planos de manutenção, o acompanhamento do uso de materiais e peças e custos de mão de obra.

O acompanhamento dos processos e de indicadores é outro fator importante uma vez que elimina problemas como uso inadequado de máquinas, falta de treinamento de equipes e insatisfação de clientes.

Entre os principais indicadores a serem acompanhados destacamos o MTBF, o MTTR, a confiabilidade e o índice de conclusão de serviços dentro do prazo.

O monitoramento das horas extras e ausências dos colaboradores não deve ficar apenas sob a responsabilidade do RH, porque o gestor deverá saber a quem designar os serviços de manutenção e quando, conseguindo honrar com seu planejamento. 

Outras práticas importantes a todo gerenciamento de manutenção de equipamentos são:

• Adoção de planejamentos de manutenções preventivas e preditivas; 
• Implementação de aplicativos e softwares de gestão;
• Controle do estoque de manutenção;
• Controle de ferramentas; 

Gerenciamento de equipe de vendas 

Para a contratação da equipe de vendas, o gestor deve levar em conta a pluralidade de perfis e experiências, montando um time com habilidades que se complementam. Prepare cada um de acordo com suas competências e aptidões para trabalhar em uma etapa em específico, como a prospecção ou a negociação. 

Outra estratégia é dividir os colaboradores entre segmentos que a sua empresa atende. Se a companhia atende tanto outras empresas, quanto consumidores, identifique quais vendedores devem fazer as tratativas para cada um desses setores. 

A padronização deve ser outro pilar do gerenciamento de equipe, assim é necessário ter processos padrões para o que o vendedor falará no telefone, no contato via WhatsApp, os argumentos para a negociação e os pontos que devem ser apresentados em reuniões com clientes. 

Também é essencial que a gerência:

• Defina prioridades das tarefas no planejamento; 
• Crie metas realistas e possíveis de serem alcançadas;
• Ofereça um planejamento de treinamentos; 
• Incorpore tecnologias que ajudem no dia a dia de vendas, como o uso de CRM; 
• Crie playbooks de como deve ser o processo de vendas.

Gerenciamento de equipes multidisciplinares 

Para um trabalho de equipe multidisciplinar a primeira ação de gerenciamento deve ser a definição de papéis, seguido do reconhecimento das capacidades individuais. 

Se aproxime da equipe através de momentos criados para interação, mantendo o contato com o time e deixando a porta aberta para sugestões e proposição de melhorias. 

E, por último, não deixe de desenvolver uma gestão comportamental que será a responsável por entender de forma profunda o perfil de cada colaborador, identificando oportunidades e contribuindo para o desenvolvimento individual de cada um. 

Dicas de gerenciamento de equipe 

Independentemente do tipo de equipe que você gerencia, essas são dicas essenciais à toda gestão:

1. Conheça a equipe e desenvolva um planejamento estratégico

Para um gerenciamento de equipe de sucesso, o primeiro passo é não só conhecer os membros da sua equipe, como saber como extrair o melhor de cada um, identificando quais são seus pontos fortes e fracos, quais os desafios diários daquele profissional e o que ele busca para seu desenvolvimento na organização. 

Com todas essas informações em mãos é hora de começar a desenhar estratégias de longo e médio prazo, delegando tarefas, definindo responsáveis por cada projeto e ação e deixando claro a atribuição de cada um. As informações devem ser claras e o colaborador deve entender todas as instruções. 

Esse passo é fundamental para que o gestor não fique sobrecarregado com demandas só para si e também para que ele não passe a impressão de não confiar no trabalho de seus funcionários.

Boa parte do trabalho de gerenciamento deverá ser sobre a administração das atividades dos colaboradores, conduzindo-os para que alcancem bons resultados, sejam eficientes, produtivos e motivados. 

2. Invista no acompanhamento  

O desenvolvimento da equipe dependerá de um acompanhamento somado a uma gestão estratégica que esteja atenta aos principais pontos e resultados entregues. 

Para isso, faça reuniões constantes com o objetivo de verificar o andamento das atividades, tirar dúvidas, solucionar problemas, analisar resultados, criar planos de ação, oferecer feedbacks e treinamentos para trocas de conhecimentos e aproximação da equipe. 

As reuniões ajudarão com uma visão mais sistêmica de cada setor e na identificação de prioridades. 

Alguns exemplos são dailys de atualização das atividades executadas, one a one e reunião de times para análise de resultados. 

3. Crie um gerenciamento de riscos 

A administração de conflitos faz parte das atividades desenvolvidas por um gestor de equipes. Por isso, é essencial que o planejamento contemple planos de ação prevendo sua existência.

Os conflitos não devem ser ignorados, pelo contrário, as ações precisam ser imediatas e devem vir acompanhadas da resolução do problema e da criação de soluções para que ele não volte a acontecer. 

No gerenciamento de riscos, o gestor também poderá pensar em possíveis cenários de riscos para ações realizadas dentro da empresa, falhas de processos ou não atingimento de metas. Esse plano ajudará a lidar com imprevistos e a colocar em prática ações que estejam alinhadas ao objetivo da empresa. 

4. Reconheça resultados e motive a equipe 

A motivação da equipe só acontece mediante ações de reconhecimento, como um agradecimento, um elogio na frente do time, prêmios, cupons de desconto, certificados ou qualquer outra coisa que evidencie ao colaborador o seu bom desempenho e o constante acompanhamento da gestão. 

Assim, os colaboradores se sentirão mais motivados em superar suas conquistas, porque sabem que suas ações estão sendo recompensadas  e o seu talento é reconhecido, o que acaba aproximando a empresa do funcionário.

5. Esteja à frente dos processos seletivos 

Enquanto o RH pode ficar responsável por identificar a adequação do candidato a cultura da empresa e realizar testes psicológicos e comportamentais, o gestor pode focar nas habilidades que o candidato apresenta e em como seu perfil profissional poderá contribuir com o time, tendo uma visão mais ampla das vantagens de reter aquele talento. 

Além disso, é primordial que já no processo seletivo o gestor de equipe deixe claro quais serão as funções daquele colaborador, evitando quebras de expectativa, solicitações precoces de desligamentos e demais problemas que afetem a equipe. 

6. Priorize uma boa comunicação 

A comunicação é a base do gerenciamento de equipe, por isso ela deve ser clara, simples e objetiva a fim de não gerar ruídos, diversidade de interpretações e desentendimentos. 

Para evitar problemas relacionados à comunicação, o gestor pode adotar uma medida para registro dos pronunciamentos verbais, que pode ser por meio de um e-mail ou outro sistema de comunicação adotado pela companhia. 

Ao deixar a fala registrada é mais difícil que erros de comunicação aconteçam. O gestor também deve se colocar à disposição para o esclarecimento de dúvidas e sugestões a respeito de outras conduções para aquele processo.  

7. Ofereça treinamentos à equipe 

No gerenciamento de equipe, a criação de treinamentos é peça chave para motivar colaboradores e mostrar a preocupação da gestão com o desenvolvimento profissional de todos. 

Sem contar que a capacitação só trará benefícios para a empresa, na medida em que proporciona troca de conhecimentos e novos aprendizados que podem ser colocados em prática para o atingimento de metas e resultados. 

8. Crie momentos de integração 

A integração é a responsável por unir o time, criar conexão e a partir disso melhorar o trabalho em equipe. Isso acontece porque ao conhecer quem está trabalhando com você, dividir opiniões e relatos pessoais, a criação de confiança é estimulada, o que faz com que os colaboradores se sintam mais à vontade na frente do time.

Uma ação que desencoraja rivalidades e colabora para a expressão de opiniões, sugestão de melhorias e o desenvolvimento geral da equipe. 

Ferramentas para gerenciamento de equipes 

As ferramentas colaboram para a organização do gerenciamento de equipe e uma visão objetiva de todas as etapas do processo produtivo. Por isso, separamos 6 exemplos para serem aplicados na sua administração: 

1. Trello 

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de equipes que ajuda na visualização dos fluxos de trabalho, através da metodologia de Kanban, em que são criadas várias colunas como a identificação das etapas e as atividades são alocadas de acordo com a sua execução. Por exemplo, o famoso quadro de “Fazer”, “Fazendo” e “Feito” mas que pode ser adaptado a cada realidade de atuação. 

O aplicativo é intuitivo, simples e possui diversas possibilidades de customizações. Entre os recursos disponíveis estão o uso de checklists, calendários, imagens, arquivos, links, comentários e visualização de estatísticas para acompanhar o desempenho e progresso dos colaboradores. 

Com o uso da ferramenta a organização, a divisão de times e projetos e a atribuição de responsabilidades se tornam mais fáceis. 

2. Todoist

O Todoist é ideal para quem busca uma ferramenta simples e objetiva, para que os colaboradores não percam o foco do que realmente é importante: a execução da tarefa. 

Ele também funciona através da criação de lista de atividades diárias e pode ser organizado através de pastas, facilitando a divisão de tarefas. 

Os recursos que podem ser utilizados na plataforma são: criação de prazos, prioridades e atribuição de atividades a um colaborador específico. Além de oferecer o acompanhamento de KPIs que ajudarão na concepção de metas e avaliação de resultados. 

Você ainda pode utilizar o app mesmo sem acesso a internet, porque ele sincroniza todas as ações assim que a conexão com a internet for restabelecida. E você pode optar por usar tanto a versão gratuita, quanto a paga que oferece mais possibilidades, como inclusão de mais usuários. 

3. Asana 

O Asana tem como funções principais a criação de listas de tarefas com várias opções de visualização, chat colaborativo, possibilidade de divisão de atividades, estabelecimento de prazos e níveis de prioridade e métricas de progresso dos projetos.  

Como benefícios para o gerenciamento de equipe, a plataforma possibilita a comunicação, a análise de produtividade, organização de fluxos de trabalho e o controle de tarefas em andamento ou atrasadas. 

Assim como outras ferramentas, o Asana tem uma versão gratuita e uma paga. 

4. Notion

O Notion é uma ferramenta parecida com o Trello e através dele você pode criar kanbans, checklists, dashboards, biblioteca de documentos e pastas, atribuir responsáveis para cada tarefa, usar imagens, links e emojis. 

É mais um exemplo de plataforma que ajuda o gerenciamento de equipe a visualizar fluxos de trabalhos, prioridades e gargalos de processos, para criar planos de ação e melhorar as estratégias de gestão de acordo com o que tem aplicabilidade na prática. 

5. Slack

O Slack auxilia o gerenciamento de equipe na comunicação. Sua principal função é disponibilizar recursos que auxiliam na integração entre os times. Por isso tem funcionalidades como chats em grupo ou individuais com texto, vídeo ou voz. 

Além disso, ele pode ser integrado a outras ferramentas, como o Google Drive, centralizando a comunicação e contribuindo com a agilidade das informações. Pode inclusive substituir totalmente o uso do WhatsApp pelas organizações. 

É a alternativa ideal para colaboradores externos ou trabalhos remotos e tem opções pagas e gratuitas. Em sua versão gratuita o aplicativo mostra as últimas 10 mil mensagens e ter capacidade de armazenamento para 5GB. 

6. Feedz

O Feedz é uma ferramenta completa de gerenciamento de equipe, porque permite ações como a realização de feedbacks particulares e públicos, criação de planos de desenvolvimento para cada colaborador de acordo com suas pretensões dentro da empresa, aplicação de pesquisas internas e o acompanhamento de desempenho através de avaliações.  

Além disso, a plataforma estimula o engajamento e motivação dos colaboradores uma vez que gamifica os processos, ao atribuir moedas de acordo com as ações que o colaborador desempenha na plataforma. 

Curso gerenciamento de equipe 

Para quem deseja aprofundar seus conhecimentos na área, otimizando ainda mais o gerenciamento de equipe, aqui está a indicação de três cursos: 

• Curso EAD Liderança e Gestão de Equipes (Casa Educação): Esse curso ajuda no desenvolvimento de habilidades necessárias à liderança, através do conhecimento dos principais conceitos do gerenciamento de equipes e da criação de estratégias organizacionais;
• Pós Graduação Liderança e Gestão de Pessoas (Conquer): Os ensinamentos proporcionados pelo curso visam construir um perfil de liderança capaz de engajar o time, gerenciar conflitos e garantir resultados;
• Curso Gestão de Equipes: estruturação (FM2S): O curso oferece as bases para a realização de estruturação de equipe, ensinando como aproveitar competências, melhorar entregas e atingir metas. 

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