Já pensou em ser assertivo na gestão de processos e obter resultados de forma mais inteligente? Através de um planejamento estratégico você conseguirá alcançar todos esses objetivos.
Neste artigo vou te mostrar o que é um planejamento estratégico, como colocá-lo em prática e quais são as diferenças entre ele e os planejamentos táticos e operacionais.
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O que é planejamento estratégico
Todo planejamento deve começar com um planejamento estratégico, nele iremos definir as estratégias com foco no longo prazo da empresa.
Nesta etapa é importante buscar uma visão geral da companhia, sem entrar muito em detalhes, afinal o planejamento estratégico geralmente é feito para um período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos detalhes para um período tão futuro.
O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos à organização. São exemplos o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua.
Leia também: 7 estratégias para melhorar a gestão de tempo
Para que serve o planejamento estratégico?
O planejamento estratégico serve para mapear e controlar todos os processos que envolvem uma determinada demanda a ser estudada. Após analisarmos esta demanda, conseguimos traçar metas e estabelecer um plano de ação para promover a melhoria contínua, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Esta solução estratégica permite que o gestor e toda a empresa tenham uma visão clara sobre a performance atual da organização ou do processo e decidam qual é o melhor caminho para se atingir o objetivo desejado. Com isso, nossos esforços são direcionados à criar planos de ações estratégicos e eficientes.
O planejamento estratégico realizado de maneira eficiente pode ser útil de várias maneiras e usado em diversos setores: operacional, logístico, financeiro, administrativo, societário, entre outros.
Veja também: Gestão estratégica de empresas: o que é e tipos de estratégia
Planejamento estratégico, tático e operacional: qual a diferença?
Muito se discute a importância de planejar as ações dentro das empresas. De fato, qualquer organização precisa pensar no futuro, em onde, quando e como quer chegar. No entanto, ainda é comum ocorrer dúvidas sobre a diferença entre planejamento estratégico, tático e operacional e como cada um pode ajudar a companhia a chegar lá.
É tudo a mesma coisa? Na verdade não, eles são diferentes e apresentam funções bem específicas de acordo com as demandas. Também são distintos em relação ao nível de decisão, o tempo de atuação e os seus efeitos práticos na rotina da empresa.
Por outro lado, esses tipos de planejamentos são semelhantes por buscarem o desenvolvimento seguro de processos e da organização, por meio de decisões mais eficientes e eficazes.
Como vimos anteriormente, o planejamento estratégico está relacionado a estratégias de longo prazo, enquanto isso, o planejamento tático se atém a estratégias de médio prazo e o planejamento operacional a estratégias de curto prazo.
Outra diferença é que o planejamento tático orienta as áreas e departamentos da empresa e o planejamento operacional é planejado pelos gestores e executado pelas equipes, se preocupando com as rotinas da empresa.
Abaixo separamos um gráfico que explica melhor a aplicação de cada um desses tipos de planejamento:
Podemos dizer que o planejamento operacional é voltado para a eficiência e formas de otimizar as entregas, diferentemente do estratégico e do tático, que focam mais em onde a empresa quer chegar.
Com isso podemos entender que apesar de diferentes os três tipos de planejamento são interdependentes e devem ser desenvolvidos e aplicados em conjunto, sempre pensando nos melhores resultados da organização em curto, médio e longo prazos.
De nada adianta criar uma estratégia bem-feita no nível macro, sem praticar ações concretas que favoreçam a sua realização. Ou seja, esses planejamentos não apenas são interligados, como também só funcionam se todos eles forem bem elaborados e implementados.
Etapas do planejamento estratégico: como fazer?
Neste tópico separei algumas dicas para a execução do seu planejamento estratégico:
Veja também: A arte do Planejamento Estratégico: preparar o barco, recrutar os marujos, içar as velas e enfrentar o oceano
1º Criação de objetivos
Para a construção de um planejamento estratégico é preciso realizar um mapeamento inicial, no qual é preciso definir as metas e objetivos a serem alcançados pela empresa dentro do horizonte que está sendo projetado.
Um ponto importante é que não estamos falando aqui de objetivos como volume de produção ou metas de vendas e sim os objetivos estratégicos que a empresa pretende atingir, como a posição de mercado que pretende ocupar ou como quer ser reconhecida por seus clientes dentro de alguns anos.
Alguns exemplos de objetivos estratégicos são:
- Aumentar a satisfação dos clientes em 20%;
- Reduzir os custos produtivos em 15%;
- Elevar o índice de capacitação dos funcionários;
- Implementar a responsabilidade ambiental;
- Elevar o faturamento anual;
- Aumentar a produtividade;
- Otimizar resultados;
- Elevar o valor de mercado da empresa.
Veja também: KPI: o que é e como aplicar em 6 passos
2º Definição de um planejamento
Para a criação do seu planejamento, com as definições das próximas ações, separei algumas perguntas fundamentais que vão te ajudar:
- Quem somos?
- O que fazemos?
- Por que fazemos?
- Onde estamos?
- Onde queremos chegar?
- O que valorizamos?
Vale ressaltar que apesar de o planejamento estratégico ser criado para um horizonte de até 10 anos, é importante que ele seja revisado e atualizado constantemente. Caso isto não ocorra, os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos e serem abandonados dentro da empresa.
3º Uso de ferramentas de planejamento estratégico
Deixo aqui uma excelente dica de ferramentas para esta análise, são elas: análise SWOT, SMART, CICLO PDCA e 5W2H. Todas elas ajudam a mapear o seu processo e promover a melhoria contínua nas tarefas a serem executadas.
Veja abaixo um pouco sobre elas:
Análise SWOT
A análise SWOT é uma técnica usada para identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de dado projeto ou do seu plano de negócios em geral. Trata-se de uma ferramenta que pode ajudar a sua equipe a planejar de modo estratégico e ficar à frente das tendências de mercado.
Veja um exemplo de sua aplicação abaixo:
SMART
Ela é uma ferramenta que ajuda empresas na definição de metas, estabelecendo critérios que irão orientar para que elas sejam o mais objetivas possíveis, facilitando seu alcance.
Entenda mais sobre seu uso para criação de metas, no vídeo a seguir:
Ciclo PDCA
Uma ferramenta completa e eficiente, o método do Ciclo PDCA é um dos mais conhecidos para ajudar na execução do planejamento estratégico e a melhorar continuamente os processos da empresa de forma eficiente.
É uma ferramenta dividida em quatro etapas e utilizada para solucionar problemas que não são facilmente visualizados.
Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções.
Veja abaixo um exemplo de como é usado:
5W2H
O 5W2H tem o objetivo de promover o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto, ilustrando de maneira visual determinado plano de ação.
Ela é uma ferramenta de gestão empregada no planejamento estratégico de empresas, O 5W2H parte de uma meta para organizar as ações e determinar o que será feito para alcançá-la, por qual razão, por quem, como, quando e onde será feito, além de estimar quanto isso custará.
Saiba mais sobre como usá-la no seu planejamento estratégico, através desse vídeo:
Leia também: O que é 5w2h? Veja exemplos de aplicação!
Planejamento tático: o que é e como fazer?
O planejamento tático é criado após a definição de um planejamento estratégico. Ele se diferencia por ter foco no médio prazo (de 01 a 03 anos) e apresentar um pouco mais de detalhes que o planejamento estratégico, mais ainda se mantendo enxuto e com certa visão holística.
Podemos dizer que o planejamento tático é a decomposição do planejamento estratégico para cada setor e área da empresa.
É nesta etapa que vamos ter os planos de marketing, os planos de produção e o planejamento de pessoal. Ações que resultam no planejamento financeiro empresarial, com a visão geral de entradas e saídas da companhia para o período que está sendo planejado.
Separei algumas perguntas norteadoras para a criação de um planejamento tático e que você pode se fazer:
- O que fazer?
- Dá para fazer?
- Vale a pena fazer?
- Vai funcionar?
- Quando vamos fazer?
Assim como o planejamento estratégico, o planejamento tático precisa da definição de objetivos. Alguns exemplos são:
- Garantir que os pedidos de clientes sejam atendidos em no máximo 01 dia;
- Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
- Garantir que 100% dos funcionários possuam graduação.
Com isso, podemos concluir que o planejamento tático inclui:
- Métodos para executar planos estratégicos de forma prática;
- Divisão das visões estratégias amplas em ações práticas;
- Identificação das ações necessárias para cumprir o plano estratégico;
- Estabelecimento de prazos para as ações táticas da empresa;
- Identificação dos responsáveis por sua execução;
- Levantamento dos custos das ações;
- Identificação das áreas que devem ser trabalhadas para que se alcance o plano estratégico;
Leia também: 7 ferramentas da qualidade e exemplos de aplicação
Planejamento operacional: o que é e como fazer
O planejamento operacional é focado na execução das ações de rotina da empresa. É nesse nível de planejamento que são definidos os processos e os métodos a serem adotados para o cumprimento de todas as tarefas que fazem a empresa funcionar. Seu período de execução é curto, com cerca de 3 meses a 1 ano de duração.
Nesta etapa, são definidos os responsáveis pela execução de cada tarefa, prazos e recursos a serem utilizados. É no planejamento operacional que costumam ser criados fluxogramas, planos de ação, checklists e cronogramas, que serão usados para auxiliar o trabalho das equipes.
Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a empresa a montar os planos de ações sem esquecer nenhum detalhe importante.
Veja abaixo alguns exemplos de objetivos operacionais:
- Implantar um sistema de separação e rastreamento dos pedidos;
- Implantar um programa de qualidade total;
- Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários.
Na hora de pensar no planejamento operacional de sua empresa, além das informações do 5W2H, algumas questões que podem ajudar são:
- Como fazer?
- Quem vai fazer?
- Qual o prazo esperado?
- Quais as ferramentas e recursos necessários?
- Quanto vai custar?
- Quais as alternativas?
Também é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.
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