KPI é uma sigla em inglês para Key Performance Indicator, que significa indicador-chave de performance. É usado para medir o desempenho de um processo de negócio, avaliar se está dentro dos padrões desejados e se cumpre os objetivos e metas.
Ao longo do artigo você entenderá como o KPI é importante para a gestão operacional e como você pode aplicá-lo em 6 passos.
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O que é KPI e como ele se relaciona com a gestão operacional?
Segundo o autor Gart Capote, em seu livro Guia para Formação de Analistas de Processos:
“Indicadores-chave de desempenho dizem o que a organização precisa fazer para aumentar o desempenho consideravelmente. Deve representar um conjunto de medições que traduzam o desempenho corporativo necessário para sucesso”
Portanto, a gestão de KPIs consiste na definição desses indicadores-chave de performance, que deve acontecer de forma eficiente, visando o seu planejamento, a definição das metas, um acompanhamento, a correção de desvios, a tomada de decisão, e também a implantação de uma cultura de melhoria contínua de processos.
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Como fazer um kpi em 6 passos
Separei aqui algumas dicas valiosas que farão a diferença na sua gestão de KPI. Você vai entender quais são as principais preocupações que uma implementação de KPI precisa ter e como acompanhá-la em todos os seus processos.
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1. Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é muito importante para nortear a ação de seus processos e definir quais os próximos passos para agregar valor aos produtos e serviços dentro da organização.
O primeiro passo na gestão de KPIs será entender plenamente esses objetivos estratégicos para poder, em seguida, criar metas que estejam alinhadas a eles.
Nesta análise podemos utilizar por exemplo: Análise SWOT e BSC (Balanced Scorecard). Para exemplificar melhor cada uma dessas análises, separamos dois vídeos que mostram como implementá-las na prática.
2. Determinando as metas
Tendo compreendido perfeitamente o planejamento estratégico, é hora de definir metas realistas, específicas, mensuráveis e relevantes para o negócio e também os prazos para serem atingidas.
3. Definição dos KPIs
Toda meta se refere a um processo e os indicadores de desempenho devem conseguir medir sua performance seguindo algumas regras, como:
- Devem ser definidos por regras claras e padronizadas de acordo com a organização;
- Não podem ser complexos e difíceis de calcular ou medir;
- Precisam ter foco nas tarefas que agregam mais valor a cadeia produtiva;
- Necessitam de uma pessoa ou setor responsável para fazer o acompanhamento;
- Além de medir o desempenho, devem ajudar a prever resultados futuros em função do que já foi atingido até o momento.
É importante neste passo ter indicadores efetivos ao seu processo tais como: produtividade, produção, impactos operacionais, manutenção, gastos, combustível, entre outros de acordo com o seu ramo de atuação.
4. Acompanhamento da performance
Não basta apenas definir os KPIs, é preciso medi-los e acompanhá-los constantemente, com o objetivo de detectar eventuais desvios e falhas para que as medidas necessárias sejam tomadas, tendo como foco a busca por alta performance.
5. Correção de desvios
O KPI abaixo da meta gera um ponto de atenção que deve ser acompanhado de perto. Nesse caso, a gestão de KPIs precisa saber como fazer a performance voltar ao nível desejado.
Para exemplificar, se uma máquina está operando lentamente e isso está interferindo no indicador de performance de um processo, é preciso descobrir a causa dessa lentidão. Afinal, estamos tendo interferência no processo operacional.
6. Melhoria contínua
Mesmo que os KPIs estejam sendo atingidos, é possível melhorar os processos de forma contínua. Para isso é essencial estudá-los constantemente em busca de gargalos, atrasos e desperdícios que possam ser superados e até desenhar um novo processo.
Tudo isso faz parte da gestão de KPIs, que nesse processo será utilizada para verificar se as otimizações realmente estão atingindo níveis de performance superiores.
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Confesso que meus olhos brilham quando falo neste tema. Afinal, ele oferece um mundo de possibilidades e é essencial dentro de qualquer organização.
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