O Kaizen é uma das ferramentas de controle de qualidade mais conhecidas no mundo, sendo um um sinônimo do processo de melhoria contínua.
Ser melhor hoje do que ontem e amanhã melhor do que hoje. Essa é a frase que resume o que é Kaizen, afinal trata-se de um conceito da melhoria contínua.
A seguir, você vai ler um guia completo sobre a metodologia e como ela pode ser a propulsora de uma estratégia de melhoria contínua de sucesso dentro da sua organização ou em algum projeto em específico.
Vamos lá? Continue comigo!
O que é a metodologia Kaizen e como ela funciona?
Kaizen é uma metodologia que busca a melhoria contínua dos processos.
Trata-se de uma filosofia que abraça várias práticas, métodos e conceitos, como o Just-In-Time, padronização de processos, o uso eficiente dos recursos e a redução do desperdício.
Nas empresas, sua aplicação visa a melhoria de áreas específicas, a partir do envolvimento tanto de líderes quanto de funcionários, com intuito de realizar pequenas mudanças aqui e ali.
Como surgiu o Kaizen?
A metodologia Kaizen surgiu no Japão no período que sucedeu à Segunda Guerra Mundial. Nessa época, o país encontrava-se em delicada situação socioeconômica, com trabalhadores lutando por melhores condições de trabalho e de vida.
Para manter sua competitividade diante de empresas de outros países, as empresas japonesas precisavam inovar.
A premissa básica era a de fazer mais com menos. Por isso, os japoneses voltaram ao estudo de princípios básicos da administração e identificaram que o tempo é o melhor indicador da produtividade de uma organização. A partir dessa ideia, foram desenvolvidas ferramentas para evitar desperdícios nas empresas — de tempo, de pessoas, de materiais e de processos.
Assim, nasceu o Kaizen, inicialmente como um método de aumento de eficiência corporativa, mas que transcendeu e tornou-se uma verdadeira filosofia de vida. O mais conhecido caso de aplicação da filosofia é o Sistema de Produção Toyota (Lean Manufacturing).
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Qual o objetivo da metodologia Kaizen?
O objetivo da metodologia Kaizen é promover uma cultura de melhoria contínua onde quer que seja aplicado.
Na prática, trata-se de um processo de controle estatístico capaz de melhorar todos os aspectos de um negócio.
É uma metodologia que ataca a raiz das situações problemáticas, visando grandes vitórias no médio e longo prazo.
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Quais são as etapas da metodologia Kaizen?
E afinal, como o Kaizen é aplicado em uma empresa? O principal ponto a se considerar é que a metodologia depende de um bom planejamento operacional.
É por isso que normalmente se pensa na sua aplicação levando em conta três cenários: antes, durante e após a implementação das ações de melhoria.
Antes da aplicação, o objetivo é entender o cenário, montar o plano de ação.
Durante sua aplicação, acontecem os testes e o constante diálogo sobre o desenvolvimento das ações.
No pós-aplicação, há a apresentação de resultados, com a avaliação das conquistas e também das perdas. Tudo isso vai servir para que a empresa revise seus processos e possa aplicar novas ações de melhoria.
Veja como adotar a metodologia kaizen, etapa por etapa:
- Identifique uma área de melhoria: comece com algo pequeno e que pode ser facilmente alterado.
- Analise: entenda o problema, quais as possíveis ações de melhoria a serem implementadas?
- Desenvolva uma solução: qual das soluções melhor se encaixa em seu objetivo? (considere aspectos como menor desperdício e custo)
- Implemente uma solução: é hora de colocar sua solução em ação.
- Analise os resultados: munido dos indicadores de performance, meça como a ação impactou o processo e determine se foi bem-sucedida ou não.
- Normalize a solução: a ação foi bem-sucedida e bem avaliada? Implemente-a de forma contínua, de modo que se torne o novo normal na situação específica.
- Continue o processo: resolveu um problema? Parta para o próximo desafio e repita esse processo. Você pode replicar em várias áreas do negócio.
Metodologia Kaizen: vantagens e desvantagens
Existem diferentes visões sobre o Kaizen. Há vantagens e desvantagens para a sua aplicação.
Essas desvantagens normalmente têm relação com a forma que o negócio é gerenciado. Em uma empresa com um ciclo produtivo muito longo, por exemplo, ele pode ser um problema e deve ser avaliado com maior atenção.
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Vantagens
- Melhorias graduais podem criar uma cultura adepta à mudança;
- Evita que as organizações abandonem ações de mudança por conta de resistência interna;
- Incentiva que sempre haja um “pente-fino” sobre os processos, evitando erros e desperdícios;
- Com menos erros, há menor necessidade de investir em supervisão, inspeção e manutenção corretiva;
- Melhora a moral dos funcionários, já que a metodologia incentiva um maior senso de valor e propósito;
- Otimiza o trabalho em equipe, já que os funcionários pensam além das questões específicas do seu setor;
- O foco no cliente aumenta, já que o time se torna mais consciente dos requisitos do cliente.
Desvantagens
- Empresas com cultura organizacional e comunicação mais fechadas podem necessitar alterar significativamente suas estruturas para criar um ambiente receptivo;
- Se não for bem gerenciado, o Kaizen pode criar certo ânimo no começo, mas durar pouco tempo, o que ocasiona um abandono da metodologia.
Em quais setores da empresa a metodologia Kaizen pode ser usada?
O Kaizen pode ser aplicado em toda empresa ou processo, porém, um ponto importante é que as empresas devem aplicá-lo em cima de problemas que, se resolvidos, apresentem melhor retorno financeiro.
Por isso, seja na gestão financeira ou no chão de fábrica, independe onde o Kaizen será implementado: ele trará resultados!
Veja alguns exemplos:
- Qualidade: um dos focos de aprimoramento das melhorias;
- Custo: uma das consequências de melhorar continuamente processos;
- Produtividade: cobrir gaps operacionais ajuda a empresa melhorar o fluxo de processos e otimizar sua cadeia de valor;
- Gestão: com processos mais otimizados, é mais fácil monitorar indicadores e gerenciar mudanças;
- Segurança: capacidade de tornar o ambiente de trabalho mais seguro e sustentável.
Como a metodologia Kaizen é aplicada nas empresas?
Conforme a própria literatura de Imai, existem três formas de se implementar a metodologia:
- Administração: envolve as questões mais importantes e estratégicas do negócio;
- Grupo: manutenção de pontos como o espírito de equipe, engajamento nos processos e cumprimento de metas;
- Pessoas: estimular indivíduos a apresentarem melhores resultados em suas entregas, com ferramentas como avaliação de desempenho, entre outros.
Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas, como o 5S, Just-in-Time, Kanban, 5W2H, cadeia de valor, entre outros.
É difícil indicar apenas uma para que a sua empresa utilize. A dica é conhecer mais sobre cada uma e analisar qual melhor se encaixa com suas demandas.
Normalmente, o 5S e o lean combinam com o chão de fábrica, o que garante maior eficiência na produção.
O Just-in-Time e Kanban são excelentes no controle de estoque e outras tarefas de backoffice.
Já o 5W2H é interessante para questões mais subjetivas, como a busca pela raiz de um problema específico.
Já a cadeia de valor tem aplicação como uma ferramenta analítica, capaz de identificar oportunidades de melhoria e redução de desperdícios.
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Ferramentas auxiliares do kaizen
Na administração de empresas, nos projetos em equipe, ou mesmo na vida particular de cada indivíduo, o Kaizen pode utilizar duas ferramentas auxiliares bastante conhecidas na solução de problemas: o ciclo PDCA e o 5W2H.
O ciclo PDCA consiste em 4 etapas:
- P (plan – planejar): identificar problemas, analisar suas origens, avaliar a evolução desse problema e construir um plano de ação para solucioná-lo;
- D (do – executar): executar o plano de ação com disciplina, respeitando os métodos e prazos estabelecidos;
- C (check – avaliar): verificar se o plano foi seguido à risca e se as ações implementadas surtiram ou não o efeito desejado;
- A (act – agir): após avaliar as ações executadas, fazer todas as correções necessárias e agir novamente, de modo que resultados cada vez mais expressivos sejam alcançados, num processo de melhoria contínua.
A outra ferramenta utilizada é o 5W2H:
- What (o que): neste campo, estão as informações pertinentes às ações que deverão ser executadas para o alcance do objetivo;
- Why (por que): aqui, vão estar as informações referentes aos motivos pelos quais é preciso que o objetivo determinado seja alcançado;
- Where (onde): neste campo, estão as informações que dizem respeito aos locais que serão direta ou indiretamente afetados pelas ações a serem executadas;
- Who (quem): aqui, são definidos os responsáveis pela execução das ações (no caso de empresas, podem ser departamentos, parceiros, fornecedores ou indivíduos específicos);
- When (quando): este é o campo que deve conter o cronograma de ações, com os prazos predeterminados para cada uma delas;
- How (como): a resposta aqui deve ser referente ao método ou aos métodos que serão utilizados para o cumprimento de cada uma das ações;
- How much (quanto): toda ação requer um custo. Sendo assim, este campo é utilizado para inserir as informações sobre os custos, gastos e despesas, de modo que seja possível analisar a viabilidade de cada ação.
De forma resumida, o Kaizen é uma filosofia de origem japonesa que se propagou pelo mundo para melhorar tanto a produtividade das empresas, quanto as vidas particulares das pessoas.
As premissas básicas são: ser melhor a cada dia, eliminar desperdícios, envolver todos os colaboradores, controlar gastos, ter visão sistêmica, priorizar o ambiente de trabalho, otimizar processos, compartilhar conhecimentos e motivar as pessoas a serem disciplinadas.
E você, de que maneira pode aplicar o Kaizen em sua vida? Quais princípios podem fazer a diferença em sua vida pessoal ou profissional? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe este conteúdo com todos aqueles que possam se beneficiar destas informações.
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