Sabe aquele processo cheio de gargalos ou aquela meta que parece distante de ser alcançada? É exatamente para esses casos que a auditoria interna é indicada. Ao fazer uma análise dos principais procedimentos adotados pela empresa, a auditoria consegue identificar problemas e apontar planos de ação.
Para saber como implementar esse processo do jeito certo preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre auditoria interna: como funciona, passo a passo de execução e cursos para se especializar.
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O que é auditoria interna
A auditoria interna é uma metodologia que reúne vários procedimentos de verificação para saber se a empresa está no caminho certo: apresentando informações confiáveis e transparentes e garantindo controle sobre suas operações.
Ao analisar o desenvolvimento das atividades, a auditoria interna verifica os principais riscos, não conformidades e gargalos de uma operação.
Mas não é só com os pontos de atenção que a auditoria interna se preocupa. Através dela é possível identificar oportunidades de melhorias, adotar estratégias que contribuam para otimização de recursos e de tempo e garantir a qualificação da mão de obra especializada.
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Objetivo da auditoria interna
O principal objetivo de uma auditoria interna é garantir a qualidade dos processos e a segurança das informações. Por isso, sua obrigação é observar, conferir, questionar e propor alterações que auxiliem a empresa no alcance de metas e no contingenciamento de riscos.
Para isso, a auditoria interna vai avaliar a estrutura dos processos das organizações, a forma como cada setor atua, as políticas estabelecidas e os documentos produzidos.
Todas essas ações ocasionam no combate a fraudes e irregularidades e a adequação dos controles internos realizados pelas empresas.
Como funciona uma auditoria interna
A avaliação da auditoria interna acontece por meio do preenchimento de checklists que contém os procedimentos operacionais padrões de cada área, as normas técnicas exigidas para o setor e demais itens que comprovem a qualidade do processo.
A auditoria interna é indicada tanto para empresas que querem ter um acompanhamento da sua performance, como para aquelas que vão passar por uma auditoria externa e avaliação para a conquista de certificações, como é o caso da certificação ISO, por exemplo.
São atividades desenvolvidas pela auditoria interna:
- Avaliação de processos e controles;
- Verificação do cumprimento de normas e procedimentos operacionais padrão;
- Averiguação do controle de ativos;
- Investigação do compliance da empresa e da veracidade dos documentos apresentados;
- Comprovação da qualidade dos processos avaliados;
- Avaliação de riscos do negócio;
- Verificação do atingimento de metas e principais indicadores.
Não existe um prazo estipulado de quanto em quanto tempo a auditoria interna deve ser realizada, mas a recomendação é que ela aconteça pelo menos uma vez por ano, como forma de verificar o andamento e melhora desde a última auditoria, bem como pensar em novas ações.
A auditoria também não precisa necessariamente acontecer em todos os setores da empresa, é possível escolher apenas uma área para passar por esse processo.
Quem faz a auditoria interna
Não existe a exigência de um profissional específico ou uma formação ideal para quem vai realizar a auditoria interna. Qualquer funcionário que tenha os conhecimentos necessários como as práticas mais indicadas de processos para cada área, as normas técnicas impostas e que possa fazer uma avaliação imparcial pode assumir a responsabilidade.
Mas para isso é preciso que o auditor tenha pelo menos alguma qualificação na área ou um treinamento sobre a atuação que irá exercer. Por exemplo, para uma auditoria interna fiscal, um profissional de contabilidade é o mais indicado. Já para uma auditoria de qualidade, o profissional precisará saber sobre os critérios da certificação ISO.
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Diferença entre auditoria interna e externa
Enquanto a auditoria interna é opcional e realizada por um funcionário interno da instituição, a auditoria externa é obrigatória por lei para grandes empresas e, para garantir a integridade das informações, é realizada por um prestador de serviço externo, que avalia os principais pontos e ao final emite um parecer do que foi identificado.
Caso a empresa vá passar por uma auditoria externa é recomendável que uma auditoria interna também seja implementada, uma vez que ela poderá antecipar os problemas que só seriam encontrados por uma auditoria externa, já antecipando os planos de ação.
Tipos de auditoria interna
A auditoria interna pode ser construída para atingir vários objetivos e analisar diferentes setores. Os mais comuns são:
Auditoria interna da qualidade
Esse tipo de auditoria interna serve para atestar a qualidade de processos, produtos e serviços através das exigências de órgãos nacionais e internacionais, como a Vigilância Sanitária, o Ministério da Saúde e a Certificação ISO.
Todos esses órgãos citados acima estabelecem padrões a serem seguidos para garantir não só a qualidade, como a padronização e a segurança em todos os processos. E, por esse motivo, servem de guia para todas as averiguações do auditor.
Nesse caso, a auditoria interna vai apurar se as condições de qualidade estão sendo atendidas a partir de pontos chaves, como existência de procedimentos operacionais padrão, nível de satisfação dos clientes, treinamento de colaboradores, entre outros. E, caso não estejam, sugerir mudanças.
Um exemplo de norma que auxilia a auditoria interna de qualidade é a ISO 9000 que é dividida em outras três normas técnicas para não só garantir que a empresa tem processos de qualidade, como oferecer uma certificação internacional.
Para ser certificada a empresa precisa cumprir as diretrizes estipuladas pela norma, que trata sobre gestão, processos e implementação de uma política de melhoria contínua. Saiba mais aqui!
Auditoria interna de recursos humanos
O foco desta auditoria interna é a averiguação do funcionamento da área de recursos humanos. A avaliação é feita com base em pilares como a qualidade dos serviços prestados e operações trabalhistas realizadas de forma correta. Assim, esse tipo de auditoria visa garantir que direitos e deveres de empregados e empregadores estão sendo cumpridos.
Ao fazer esse processo a empresa corrige irregularidades, evita ações judiciais e administrativas, melhora a gestão de pessoas, promove treinamentos mais adequados aos colaboradores, aperfeiçoa o controle de prevenção de riscos de acidentes e garante o cumprimento das legislações e normas trabalhistas.
Auditoria interna na construção civil
A auditoria interna na construção civil é fundamental, não só para comprovar que a obra foi entregue com qualidade, mas também para evitar erros de execução e preservar a saúde dos trabalhadores do canteiro de obra e dos ocupantes da edificação.
O processo de auditoria na construção civil acompanha todas as etapas de desenvolvimento da obra: da criação do seu projeto à entrega do empreendimento. Esse rigor acontece porque essa é uma atividade complexa e, caso apresente algum tipo de erro, pode ocasionar desabamentos.
Ao acompanhar as condições do desenvolvimento de uma obra, a auditoria interna atesta a estabilidade das estruturas, previne erros, garante adequação às normas regulamentadoras e evita a paralisação da obra, o que influencia diretamente em atrasos e perdas financeiras.
Veja também: [Atualizada] Norma NR 18: resumo das principais exigências
Auditoria interna ambiental
O objetivo da auditoria interna ambiental é avaliar os impactos ambientais ocasionados pela organização, verificando se os cuidados necessários estão sendo colocados em prática, se as principais normativas ambientais estão sendo seguidas e se existem riscos que podem ser atenuados.
A auditoria ambiental é a principal responsável por sugerir mudanças que reduzam o impacto ambiental provocado pelas empresas. São exemplos a criação de produtos mais sustentáveis, mudança de fornecedores, etc.
Procedimento de auditorias internas: como fazer uma?
Nesse tópico vamos te mostrar como a auditoria interna pode ser colocada em prática, através desse passo a passo:
1º Defina o objetivo da auditoria
Vimos anteriormente que a auditoria interna pode servir para vários objetivos: atestar qualidade, garantir segurança, melhorar impactos ambientais, entre outros.
Como são muitas possibilidades e cada uma envolve um planejamento diferente, você precisará escolher por qual caminho deseja seguir. O que é mais importante para você nesse momento? Que tipo de auditoria vai ajudar a trazer melhores resultados?
É possível inclusive escolher um setor específico da empresa para passar por esse processo, caso exista alguma prioridade para a empresa.
2º Criar um plano de auditoria
Depois de definir o objetivo, chegou a hora de criar o plano de auditoria através de um planejamento bem estruturado. Para iniciar essa fase é preciso pensar em como a auditoria interna acontecerá em todas as suas etapas, definindo limites e abrangências.
Crie o escopo do projeto com informações como:
- Quais processos, subprocessos ou áreas serão auditadas;
- Quais áreas do escopo da auditoria não serão cobertas;
- Datas em que a auditoria vai ocorrer e o tempo médio de duração;
- Periodicidade de realização das auditorias;
- Descrição dos locais (físicos ou remotos) em que a auditoria vai acontecer;
- Ferramentas que serão necessárias para a realização;
- Quais requisitos serão avaliados;
- Definição de tipos de procedimentos para quando forem encontradas não conformidades;
- Identificação de quem realizará a auditoria e da empresa;
- Como será a estrutura do relatório de auditoria;
- Quais serão as ações de acompanhamento da auditoria;
- Quais documentos deverão ser coletados, revisados e relatados durante a auditoria;
- Prevenção de riscos com previsões para o não cumrimento de prazos e do não atingimento dos objetivos estipulados;
- Criação de um plano de acompanhamento para verificar se os objetivos foram alcançados e o desenvolvimento dos planos de ação sugeridos pela auditoria.
Além disso, o planejamento deve conter os critérios de avaliação usados pela auditoria interna para verificar se os processos estão em conformidade. Esses critérios podem ter como base normas técnicas, procedimentos operacionais e de qualidade, políticas internas e as boas práticas de execução que foram identificadas para cada setor.
Eventuais mudanças no processo também devem ser sempre documentadas.
3º Execute o planejamento com base nos procedimentos e ferramentas estipulados
A próxima etapa é a de execução. Nela os auditores colocarão em prática suas avaliações por meio das ferramentas escolhidas na fase de planejamento.
A principal ferramenta é o checklist, que serve para a verificação dos processos de rotina, mas também para a organização do auditor, que pode criar um modelo padrão com as perguntas que serão feitas nas entrevistas e um descritivo com a relação de documentos que precisará coletar.
O checklist pode ser facilmente adaptado a necessidade da empresa e do tipo de auditoria que será realizada.
Além disso, o auditor também poderá usar recursos como entrevistas com os colaboradores, realização de análise crítica de documentos, relatórios de inspeção, análise de indicadores e demais dados disponibilizados pela empresa, coletagem de amostras e evidências de não conformidades.
Na execução do planejamento de auditoria interna a principal preocupação é com a coleta de dados e informações. Tudo deverá ser documentado, o que ajudará nas análises que compõem o relatório final.
4º Crie um relatório final e oriente os planos de ação
O próximo passo após a execução da auditoria, com base nas ferramentas escolhidas, é montar um relatório contendo todas as informações apuradas, com foco nos problemas encontrados.
O relatório deve evidenciar as não conformidades e os planos de ação escolhidos para a sua resolução. É importante que fique claro quais ações devem ser tomadas e o porquê.
Assim, as seguintes informações devem compor o relatório final:
- Descritivo dos procedimentos e atividades auditadas;
- Metodologias, ferramentas e recursos utilizados;
- Identificação dos problemas encontrados;
- Recomendações para a resolução dos problemas encontrados;
- Para quais áreas esses planos de ação se destinam;
- Quais devem ser as próximas prioridades e investimentos da empresa.
5º Monitore os planos de ação
Essa é a fase que recomeça o ciclo da auditoria interna e é uma das mais importantes, porque se baseia nas recomendações do auditor para alcançar a melhoria contínua e as metas estipuladas.
Nessa etapa os planos de ação não só são colocados em prática, como precisam ser acompanhados, através de um processo de documentação com tudo que foi feito e o que ainda falta executar.
A documentação é fundamental, porque auxilia na criação de um histórico de informações, que servirá de base para a realização da próxima auditoria, que será responsável por se certificar sobre os impactos dos planos de ação realizados.
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Vantagens e benefícios da auditoria interna
A auditoria interna traz uma série de benefícios para as empresas que a adotam, entre elas estão:
- Identificação de oportunidades de melhoria;
- Reafirmação das regras e valores da empresa;
- Colaboração para uma governança corporativa;
- Garantia de informações mais seguras e transparentes;
- Otimização e aperfeiçoamento de processos operacionais;
- Criação de um diferencial competitivo;
- Resolução de problemas, erros, não conformidades e fraudes;
- Colaboração para um planejamento mais estratégico e eficiente.
Curso de auditoria interna
Deseja se especializar na área de auditoria interna? Aqui estão alguns cursos que te ajudarão a ter uma base sólida sobre os principais conhecimentos exigidos pela função:
Curso de auditor interno iso 9001
Auditor Interno ISO 9001 (FM2S): Esse é um curso voltado ao planejamento de uma auditoria interna baseado nos princípios na norma ISO 9001 que estabelece as diretrizes para a qualidade de processos. São aprendizados adquiridos no curso: criação de um escopo de trabalho, tratamento de não conformidades e como fazer uma boa auditoria interna.
Auditor Interno ISO 9001 (SENAI): Neste curso o profissional aprenderá a interpretar as normas ISO 9001, quais são os principais conceitos de qualidade e como uma planejamento de auditoria deve ser executado, com todas as suas fases, incluindo a condução da auditoria e os tipos de relatório que devem ser produzidos.
Pós graduação em auditoria interna
Auditoria e controles internos (FECAP): Auditoria, controle de riscos, operações de gestão e garantia do compliance são alguns aprendizados dessa pós-graduação. Com duração de um ano o profissional será capacitado para conduzir processos de auditoria, evitando fraudes e contribuindo para processos mais eficazes.
MBA em Auditoria Interna e Práticas de Compliance (PUC Minas): Este MBA tem o objetivo de desenvolver as habilidades técnicas necessárias à atuação do auditor interno como: análise, estruturação e sintetização de informações importantes para a auditoria, criação de um planejamento estratégico e liderança.
Leia também: Certificação ISO: o que é, principais tipos e como conseguir
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